ASSISTANT ADMINISTRATIF PRINCIPAL H/F

Missions

MISSIONS GENERALES ET ATTRIBUTIONS
Assure les tâches de secrétariat et l’accueil pour l’ensemble du dispositif Prestation d’Appui Spécifique (PAS) et Prestation Emploi Santé (PES)
Respecte le cahier des charges AGEFIPH.

Réalise une première analyse de la demande en réception d’appels ou en accueil physique
Oriente vers les professionnels/ prestataires pertinents
Participe à la gestion administrative et comptable de l’établissement

LIAISONS HIERARCHIQUES
Directrice et chefs de service : Service prestations PAS-PES APAJH et OPS CAP EMPLOI

LIAISONS FONCTIONNELLES
RESPONSABILITES :
Accueil :
Assure l’accueil physique et téléphonique pendant les plages d’ouverture de l’établissement sur les services PAS et PES.
Secrétariat :
Réalise les photocopies et les numérisations : imprimés internes, documents à conserver, documents à faire circuler, bilan annuel...
Gère le courrier et les mails (frappe, enregistrements…).
Effectue prises de notes et compte-rendu des réunions d’équipe.
Saisies :
Traitement des prescriptions et restitutions du dispositif PAS (accusé de réception aux prescripteurs, transfert aux prestataires...)
Incrémentation et suivi des tableaux Excel des prestataires PAS HM, HP et TCO
Saisies extranet AGEFIPH dans les délais impartis par le cahier des charges.
Comptabilité (Aides humaines et prestataires en libéral)
Accuse réception, traite, enregistre, classe les pièces et les transmet au siège.
Gestion administrative :
Réunions groupement PAS, gestion des véhicules de service, réservation salles…
Participe à la démarche qualité et applique les procédures et modes opératoires définis dans ce cadre.

Gestion administrative en lien avec l’équipe de Direction :
Est en lien avec les Chefs de service, les Conseillers pour formaliser le suivi. Gère la documentation, crée et met à jour des documents sur le serveur commun.

LIAISONS FONCTIONNELLES :
Relation avec les chefs de service et/ou la directrice:
 Informe de toutes difficultés relatives à l’accueil des publics et aux relations partenariales.
 Informe en réunion d’équipe des difficultés rencontrées dans l’organisation matérielle de l’établissement
 Transmet toute information utile au fonctionnement à la demande de la hiérarchie.
 Transmet dans les délais fixés ses demandes de congés.

Relations avec les professionnels du service
 Gestion des convocations et du courrier départ.
 Collabore aux groupes de travail visant à l’amélioration continue de la qualité
 Echanges sur le fonctionnement de l’établissement, les conditions de travail...

Relations avec les personnels du siège :
Transmets les pièces comptables au siège
 Assure le lien avec les personnels du siège pour la gestion des services

ACTIVITES RESEAU ET PARTENARIATS
Est en relation avec l’ensemble des prestataires, les bénéficiaires des PAS, les bénéficiaires des PES ainsi qu’avec les partenaires du SPE, de l’emploi formation, du secteur social et médico-social, les financeurs des activités de l’établissement et tout autre partenaire privé et/ou institutionnel.
Peut assister aux réunions internes et externes à la demande de la direction.
COMPETENCES Socle de base de connaissances :
Techniques de prise de notes
Utilisation d'outils bureautiques (Excel, Powerpoint, Word,...)
Création outils (plaquettes, PowerPoint…)
Modalités d'accueil
Techniques de communication
Règles et consignes de sécurité
Techniques de prévention et de gestion de conflits
Utilisation de système d'information et de communication
Socle de base de compétences :
• Compétences relationnelles :
Respect de la personne handicapée, aisance relationnelle,
aptitude au travail en équipe, écoute, prise de recul
• Compétences organisationnelles :
Capacité d’analyse (de la demande), réactivité, sens de l’organisation et gestion de son temps, capacité à s’adapter à des publics variés.

PERSONNALITE Organisée, discrète, autonome

CADRE LEGAL ET CONVENTIONNEL CDI 80 % possiblement évolutif vers un temps plein
Convention 66 / Coefficient de base : 396

Présentation de l'établissement

L’Association Départementale de l’Ariège de l’Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés (A.P.A.J.H.) a pour objet de promouvoir la dignité et la pleine citoyenneté des personnes en situation de handicap en oeuvrant pour leur complet épanouissement et leur meilleure intégration à toute forme de vie sociale et professionnelle.
Comme dans l’ensemble des établissements à caractère social, le succès des missions confiées par les pouvoirs publics à l’Association Départementale A.P.A.J.H.09 est subordonné à l’adhésion de ses salariés aux méthodes et aux conceptions de travail définies par l’Association Départementale A.P.A.J.H. 09

Diplômes / Critères de recrutement

BTS Assistant de Gestion PME-PMI
Bac + 2 Assistant administratif

Exigée en secrétariat
Souhaitée sur la connaissance des différents types de handicap : mental, psychique et troubles cognitifs