Agent administratif principal H/F (CDD)

Missions

L'APAJH de l'Ariège recrute pour l'IME d'Eycheil un(e) Agent administratif principal H/F en CDD à temps partiel (21h hebdomadaires) pour une durée de 1 mois renouvelable.

Missions générales et attributions :

Gestion téléphone :
Accueil du public, renseignements
- Prise des messages
- Filtrage des appels
- Enregistrement du courrier arrivé et du courrier départ
- Gestion des registres de présence (usagers, personnels, stagiaires) et tableaux de bord
- Elaboration, rédaction et dactylographie de tout courrier (avec consignes de la Directrice, Cheffe de Service)
- Dactylographie et classement des courriers à l'attention des familles/intervenants
- Suivi des factures : rapprochement des devis, accord pour commande et des bons de livraison, mise à la signature, expédition au siège.
- Archivage des divers documents et dossiers
- Commande et demande de devis fournitures de bureau et autres

Gestion des salariés :
- Constitution et mise à jour du dossier individuel du salarié
- Gestion des visites médicales d'embauche, annuelles et de reprise de travail après un arrêt de travail de plus de 30 jours,
- Gestion, des arrêts de travail :
- Enregistrement et contrôle des arrêts de travail, puis des indemnités journalières après recueil sur site internet de la CPAM
- Inscription à CHORUM pour les arrêts de travail de plus de 3 mois
- Suivi des indemnités journalières CPAM
- Saisie et contrôle des éléments de paie
- Gestion du dossier de Formation (PAUF, inscription, etc.. en lien avec le siège)

Constitution du dossier des jeunes accueillis :
Préparation à l'admission :
- Courrier aux familles avec les divers documents (livret d'accueil, règlement de fonctionnement, ..)
- Etablissement du contrat de séjour

Gestion de la caisse :
- Classement des pièces justificatives des dépenses de caisse,
- Etablissement des décomptes journaliers de caisse
- Gestion des entrées et sorties de la caisse

LOGICIELS INTERNES :

OCTIME : Vérification, en lien avec la Direction, des éléments variables de paie des salariés
NETVIE :
- Création des dossiers des jeunes
- Suivi des dossiers (mise à jour)
- Insertion par scan des documents (notifications, contrat de séjour, avenants, ESS, etc.)
ALFA GRH :
- Saisie et contrôle des éléments de paie
- Etablissement et rédaction des CDD inférieur à 3 mois
- Gestion des départs des salariés (certificat de travail, solde de tout compte, attestation Pôle Emploi, BIAF)
- Etablissement des attestations de salaire, puis envoi à la CPAM par le biais de Net-Entreprises
LOGICIEL VIA TRAJECTOIRE : En lien avec l'assistante sociale : veille à la mise à jour des dossiers usagers

Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Internet
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Savoir communiquer rapidement et efficacement
- Anticipation, proactivité

Personnalité :
- Autonomie
- Discrétion
- Aisance relationnelle et bonne expression orale
- Goût pour le travail en équipe

Majoration de salaire possible selon reprise d'ancienneté (sur justificatifs présentant les mêmes fonctions)

Présentation de l'établissement

L’Association Départementale de l’Ariège de l’Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés (A.P.A.J.H.) a pour objet de promouvoir la dignité et la pleine citoyenneté des personnes en situation de handicap en œuvrant pour leur complet épanouissement et leur meilleure intégration à toute forme de vie sociale et professionnelle.
Comme dans l’ensemble des établissements à caractère social, le succès des missions confiées par les pouvoirs publics à l’Association Départementale A.P.A.J.H.09 est subordonné à l’adhésion de ses salariés aux méthodes et aux conceptions de travail définies par l’Association Départementale A.P.A.J.H. 09

Diplômes / Critères de recrutement

Diplôme requis : BEP secrétariat
Expérience dans le secrétariat souhaitée de 2 ans